Doorlooptijd project verkorten

Het onderwerp van deze Tips voor Projectleiders:
DE DOORLOOPTIJD VAN EEN PROJECT VERKORTEN.

Als projectleider is het jouw taak om constant te zoeken naar mogelijkheden om je project sneller en goedkoper uit te voeren. Je zoekt die mogelijkheden voor de start van je project en tijdens de uitvoering ervan.

En ja, wij geloven best dat jij en je opdrachtgever goed hebben nagedacht over de aanpak, de fasering en planning. Maar juist als jullie hard hebben moeten nadenken en puzzelen, en het moeite heeft gekost om het project-ei te leggen, schuilt het gevaar van tunnelvisie: 'dit is de enige manier, en niet anders!'

Ben je nog aan het puzzelen, of ben je al op weg maar
sta je toch open voor tips? Dan geven wij je die graag in deze aflevering van Tips voor Projectleiders.

Zakdoekje leggen

In ons artikel Zakdoekje Leggen lees je meer over de puzzelstukjes die je opelkaar moet laten aansluiten om je Plan van Aanpak rond te krijgen. Eén daarvan is doorlooptijd.

Doorlooptijd kun je verkorten door te 'sleutelen' aan de andere puzzelstukjes. Mag je geen concessies doen aan de kwaliteit en mogen de risico's niet toenemen? Dan moet je het in de andere puzzelstukjes zoeken: geld en scope. Misschien kan je de duur verkorten door er meer mensen op te zetten - een extra budget kan je dan helpen. Misschien neemt de opdrachtgever genoegen met een wat kleinere scope en kan jij daardoor het project eerder afronden.

Waarschuwing: de puzzelstukjes zijn nauw met elkaar verbonden. Voorkom daarom dat je al te enthousiast begint te 'schrappen': schrappen aan de ene kant heeft gevolgen aan de andere kant.

Time-Boxing

Je kunt ook het puzzelstukje 'tijd' zelf aanpakken, bijvoorbeeld door te werken met 'time boxing'. Je geeft het team een bepaalde doorlooptijd om aan een product te werken. Is de tijd om, dan is die om, punt. Het product wat op dat moment klaar is, is het product wat de opdrachtgever krijgt, punt. Ja, het had nog mooier en beter gekund. Maar de tijd is op, hij moet het hiermee doen.

Uiteraard kan dit niet bij alle producten en het product zal toch ook aan een minimum kwaliteit moeten voldoen, maar je begrijpt hopelijk wel wat wij bedoelen.

Parallel werken

In plaats van activiteiten netjes stap-voor-stap achtereen uit te voeren, is het vaak zeer goed mogelijk om activiteiten tegelijkertijd uit te voeren.

Loop je planning eens kritisch door om te kijken of je zulke kansen niet hebt laten liggen aan het begin, of dat er tijdens de uitvoering alsnog zulke kansen zijn ontstaan.

Olifant eten

Deel het project op in kleinere, separate projecten. Per slot verorber je een olifant ook niet in één hap maar snij je die eerst in kleine stukjes!

Snellere besluitvorming

Waarover mag jij eigenlijk beslissen? En jouw opdrachtgever: hoe ver reikt zijn beslissingsbevoegdheid? En als jij of hij niet mag beslissen - hoe 'bereikbaar' is dan diegene die dat wel mag, hoe snel kan je 'schakelen'? Vaak valt hier veel tijd te winnen. Binnenkort lees je hierover een aparte Tips voor Projectleiders.

Passie, Plezier en het gevoel van nut

Hoe zit het met de plezierfactor in je project? Wordt er vaak gelachen? Hebben de mensen er plezier in en werken ze met oprechte passie? Zijn ze betrokken? Nee, niet het type betrokkenheid 'omdat ze de klus moeten doen van de baas'. We hebben het hier over innerljike betrokkenheid. Betrokkenheid vanuit het hart. Ze wìllen meedoen, vinden het project leuk.

Zeg eens dankjewel, vraag eens naar de thuissituatie, deel eens spontaan gevulde koeken uit, zijn ze bij nacht-en -ontij aan het werk - dan ben jij er ook (al is het maar even, met een paar lekkere, warme kroketten). Het zijn vaak van die kleine dingetjes, ze liggen er om door jou opgeraapt te worden.

Geef het gevoel van nut. Zorg dat iedereen (hoe klein het rolletje ook) 'het grote geheel' kent, welk deel zij daarin voor hun rekening nemen, en vooral ook hoe enorm belangrijk dat is. Iedereen vindt het prettig als hij het gevoel heeft dat wat hij doet ook daadwerkelijk nut heeft.

Een team dat geheel en al bestaat uit lachende, innerlijk betrokken medewerkers is een utopie (en bovendien, dan is het voor de echte projectleider al snel geen uitdaging meer en wordt-ie strontziek van die grijzende gezichten de hele dag...). Maar het kan geen kwaad om ook eens naar dit aspect te kijken. Hoe meer je de teamleden innerlijk weet te betrekken, hoe makkelijker het is om af en toe een schepje erbovenop te doen en daarmee de doorlooptijd te verkorten....

Meer tips

Projectleider Worden verzamelt alle tips in één grote rubriek die jij gratis kunt raadplegen. Kijk in Tips voor Projectleiders »

Projectmanagementboeken

Projectleider-Worden.nl maakt het je makkelijk projectmanagement-boeken snel te vinden en vertrouwd te bestellen bij Bol.com

« vorige pagina