Allergisch voor 'Pragmatisch'

Het onderwerp van deze Tips voor Projectleiders:
ALLERGISCH voor een PRAGMATISCHE PROJECTAANPAK.

'Projectmatig en Pragmatisch gaan niet samen!'

"Je moet je project vooral pragmatisch aanpakken"
"Hanteer een pragmatische projectaanpak"

Klinkt je dit bekend in de oren, 'Pragmatisch'?
Dan krijg je nu vast spontaan weer rode vlekken in de nek.
Want als rechtgeaard projectleider ben je Allergisch voor Pragmatisch.

'Projectmatig en Pragmatisch gaan niet samen.'
Dàt is dé stelling van ons projectleiders!
Een pragmatische projectaanpak betekent over het algemeen: geen afspraken vastleggen; geen structuur aanbrengen; geen duidelijke taakverdeling; geen besluiten hoeven te nemen; geen schriftelijke rapportages; en vooral geen verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. En dàt kunnen wij niet hebben.
Zó hebben wij dat niet geleerd, en zó gaan wij dat ook niet doen! Pragmatisch, hou op zeg!

Vind je dit ook?
Lees dan eerst eens de tips denk in mogelijkheden en begrip tonen om begrip te krijgen.
En kom pas dan hier terug en lees verder.

Een beetje geven en nemen

In de meeste gevallen vraagt je opdrachtgever om een pragmatische projectaanpak omdat hij zelf onder grote druk staat.
Maar ook omdat hij zich in de loop der jaren door stapels gedrochten-van-projectplannen hebben moeten worstelen. Allemaal goed bedoeld opgesteld door projectleiders die al templates invullend slaafs en rigide een projectmethode volgden.
Niet nadenken over de essenties maar invullen die template - want dán hebben we grip op de zaak ......
En dat kóst me een berg tijd en geld!

Dus wij van Projectleider-Worden.nl begrijpen die opdrachtgever. En wij weten ook: die opdrachtgever weet zèlf ook best hoe je een klus projectmatig aanpakt.
En met een beetje geven en nemen van beide kanten kan dat best "pragmatisch".

Wat te doen als projectleider?

Wat doe je als projectleider, wanneer de grote-machtige-alwetende-intimiderende opdrachtgever je vooral aanspoort geen tijd te verliezen met je plan van aanpak schrijven, je rapportages opstellen, en stuurgroepoverleggen te organiseren?

OPTIE 1: NIETS

Niets projectmatigs - je gaat gewoon doen wat je gevraagd wordt te doen. Je bent nu even geen projectleider. Je bent een loopjongen. Een rechterhand die pragmatisch, ongestructureerd en al improviserend zijn opdrachtgever z'n zin geeft.

Er is namelijk geen sprake van een project, maar een "klus".
En geen project, betekent geen beheersing en een onzekere uitkomst van tijd, kosten en kwaliteit. Lekker joh, een beetje aanklooien - het is zijn pakkie-an!

Vergeet echter niet op tijd te bukken - er is namelijk een boomerang onderweg die je keihard in je nek zal raken.
Grote kans dat je opdrachtgever niet krijgt wat hij wil.
En van wie krijgt hij dat niet?
Juist.
En plotseling ben je wél een projectleider - en in zijn ogen een heel slechte!
Geen optie dus.

Optie 2: KORTE - DOORTASTENDE STAPPEN

Waar je aan moet werken:
Het beeld én gevoel bij je opdrachtgever dat er kort-maar-krachtig, doortastend en vooral pragmatisch wordt gewerkt!

Je eerste voorstel: "een klein uurtje tijd om doelgericht het project door te spreken zodat we krachtig aan de slag kunnen."

Bereid je voor om de projectdefinitie en projectaanpak met de opdrachtgever te bespreken. Schrijf de kopjes van de onderdelen op een paar blaadjes met ruimte ertussen: een handig hulpmiddel om snel steekwoorden op de juiste plek te noteren - en om te zien waarover je nog geen afspraken hebt gemaakt.
Maak een agenda waar de onderdelen op terugkomen.

Zorg dat jullie in dat uurtje de onderdelen van de projectdefinitie en projectaanpak bespreken.
Komen ze voldoende aan bod om een eerste uitwerking te maken - dan zit je goed. Het gaat lekker snel en dat spreekt ook je opdrachtgever aan.
Werk de afspraken snel uit (slechts een paar A4-tjes).
Werk de volgende kort-maar-krachtige stap ook al uit.
(Lees onze Tip voor Projectleiders: verslag uitwerken »)
Leg ze voor aan de opdrachtgever.
In de meeste gevallen zal hij nu overtuigd zijn van je doortastendheid. En bovendien: vaak ook begint hij in te zien dat er meer bij komt kijken dan hij aanvankelijk wilde weten (ja heus, hij wist dat wel - diep in zijn achterhoofd) en je zult meer ruimte van hem krijgen.
Ga zo door!

Loopt het niet goed in dat eerste uurtje, dan móet dat een teken voor hem zijn dat jullie er met zijn idee van "pragmatisch" niet komen en je meer tijd nodig hebt om alles op de rit te krijgen.
Vaak zal ook hij dat nu inzien.
Stel hem voor om wat je nu al wel hebt besproken alvast uit te werken en een volgende afspraak te maken.
Als je al een beeld hebt wie je daarbij kunt betrekken, stel dan voor het "vormen van een kernteam wat het project snel in de steigers kan zetten!"

Door zo iedere keer met korte maar doortastende stappen te werken kom je al snel een heel eind.

Hé, kijk nou: projectmatig en pragmatisch gaan wel samen!

Meer tips

Projectleider Worden verzamelt alle tips in één grote rubriek die jij gratis kunt raadplegen. Kijk in Tips voor Projectleiders »

Projectmanagementboeken

Projectleider-Worden.nl maakt het je makkelijk projectmanagement-boeken snel te vinden en vertrouwd te bestellen bij Bol.com

« vorige pagina