Snellere besluitvorming

Het onderwerp van deze Tips voor Projectleiders:
SNELLERE BESLUITVORMING.

Waarover mag jij eigenlijk beslissen? En jouw opdrachtgever: hoe ver reikt zijn beslissingsbevoegdheid? Vaak kan je niet sleutelen aan gevestigde mandaten. Maar een goede voorbereiding kan je wel helpen om besluitvormingstrajecten zo soepel en snel mogelijk te doorlopen.
Wij geven je wat tips uit de praktijk.

Vooraf goed bespreken met opdrachtgever

Bespreek het onderwerp 'besluitvorming' goed met je opdrachtgever.
Doe dit al als je samen aan het Plan van Aanpak werkt.
Praat over de cruciale besluiten, jullie beslissingsbevoegdheid en schakelsnelheid.

Wat zijn de meest cruciale besluiten in het project?
Wat mag jij beslissen, en wat mag hij?
Voorzien jullie daarin problemen, welke?
Wat nu, als jullie beiden niet mogen beslissen: wie kan dan waar en hoe snel terecht, en hoe lang duurt dan gemiddeld een besluit?

Door er samen over te praten ontstaat bij beiden eenzelfde beeld van de meest spannende momenten. Die komen voor je opdrachtgever dan niet meer onverwacht. Bovendien weet hij nu al wanneer actie wordt verwacht. Bij jou onstaat begrip voor situaties waarin hij niet direct kan beslissen. En beiden weet je dan nu al wat te doen in een dergelijke situatie.

Denk aan besluiten buiten het project

In veel gevallen mogen besluiten alleen worden genomen door organen die buiten jouw project liggen. Denk hierbij aan een MT-overleg, een directieoverleg, een College van Bestuur, een Raad van Commissarissen, een gebruikersorganisatie, een lijnafdeling, een Aandeelhoudersvergadering, de Ondernemingsraad, de Vakbond, een Commissie, et cetera.

En voor allemaal geldt dat zij zo hun eigen regelingen kennen, eigen vergaderschema's, eigen 'deadlines' waarop stukken moeten zijn aangeleverd, enzovoort.

Afwijken is over het algemeen geen optie. Je praat hier over diepgewortelde 'instituten': vaak wat cultuur betreft, maar ook juridisch verankerd in de statuten van de organisatie, of in de wet.

Maak een schema en verwerk in je planning

Maak een schema van de 'beslissingsboom' en geef daarin aan wie, waarover, tot hoever mag beslissen.

Koppel daaraan vergaderfrequenties en de data waarop je stukken moet aanleveren (vaak op te vragen bij het secretariaat).

Neem dit alles op in je planning, en kijk waar je knelpunten verwacht - daar moeten jij èn je opdrachtgever sowieso op anticiperen. Hiermee voorkom je dat je tijdens je project plotseling tegen die bureaucratische muur aanknalt.

Kijk bovendien waar je het project kunt versnellen door de vergaderfrequentie of bevoegdhedenregeling nèt iets aan te passen ten behoeve van bepaalde besluiten. In de praktijk blijkt een directie niets te beroerd om in een 'bijzondere, ingelaste vergadering' bijeen te komen en de tijd te nemen om haar volle aandacht aan een strategisch project te schenken. Maar dan wel graag ruim vooraf met haar afgestemd en afgesproken: een mooie missie voor je opdrachtgever om te proberen dat te regelen.

Meer tips

Projectleider Worden verzamelt alle tips in één grote rubriek die jij gratis kunt raadplegen. Kijk in Tips voor Projectleiders >>

Vernieuwde PRINCE2 websites

Projectleider-Worden heeft haar PRINCE2-websites eens goed onder handen genomen om jou nog beter van gratis informatie en hulpmiddelen voor PRINCE2 2009 te kunnen voorzien.

Op onze website PRINCE-2-2009.nl vind je een korte en bondige uitleg over PRINCE2 2009. We vertellen je wat PRINCE2 is en hoe het is opgebouwd. En dat alles ondersteund door duidelijke plaatjes, schema's en overzichten van de op te leveren producten.

Bezoek PRINCE-2-2009.nl >>

Op onze website PRINCE2-Templates.nl kun je gratis Engelstalige èn nu ook Nederlandstalige PRINCE2 templates aanvragen. In beide pakketten vind je templates voor de managementproducten en voor de rapportages zoals die worden gebruikt in PRINCE2 2009.

Bezoek PRINCE2-Templates.nl >>

<< vorige pagina