Verslag uitwerken

Het onderwerp van deze Tips voor Projectleiders: discipline en de tijd nemen om een verslag uit te werken.

Werk snel uit

Werk het verslag snel na de vergadering uit. De kans is groot dat je niet alles in detail hebt kunnen noteren, maar je kunt je het gesprek nog voor de geest halen. Dit laatste verdwijnt snel. Heel snel. Als je het verslag daarom snel uitwerkt, kun je nog uit je herinneringen putten.

Bovendien: het is prettig om een verslag snel te ontvangen. Vooral als er actiepunten in staan. Iedereen is druk en af en toe wel eens vergeetachtig. Het is dan fijn om jouw verslag direct als reminder te ontvangen.

Tot slot: je geeft een positief signaal af. Vooral als je het verslag rondstuurt met een vriendelijk bedankje voor eenieders bijdrage. Je laat zien dat je klaarblijkelijk veel waarde aan de bijeenkomst en de afspraken hecht door het snel samen te vatten en versturen.

Plan extra tijd - en wees onvindbaar

Een extra tip: als je een vergadering in je agenda zet, boek direct een uurtje extra en denk na over een plekje waar niemand je zal vinden.

Zo heb je de gelegenheid om een uurtje "legaal" van de aardbodem te verdwijnen - het staat per slot in je agenda, en dié leeft ons leven nietwaar .....? In dat uurtje kun je in alle rust aan je verslag werken zonder dat jan-en-alleman je in de nek springt zodra je weer op je werkplek zit. Dus, pak je laptop, zet je telefoon nog niet aan, spring in je auto en rij een paar kilometer die stad uit. Zoek een rustiek plekje uit en geniet van die stilte en alleen het geluid van jouw noeste arbeid. Je zult versteld staan hoe snel jij een verslag kunt afronden! En als je terug komt op kantoor, ben je klaar voor je volgende afspraak!

Laat eerst het concept beoordelen

Heftige vergadering met gevoelige onderwerpen en besluiten? Verstuur je verslag niet direct aan iedereen, maar leg je concept eerst voor aan een ander - bijvoorbeeld de voorzitter of iemand die aanwezig was en volgens jou sterk in "politiek verwoorden".

Meer tips

Projectleider Worden verzamelt alle tips in één grote rubriek die jij gratis kunt raadplegen. Kijk in Tips voor Projectleiders »

Projectmanagementboeken

Projectleider-Worden.nl maakt het je makkelijk projectmanagement-boeken snel te vinden en vertrouwd te bestellen bij Bol.com

« vorige pagina