Zakdoekje leggen

Gebruik je zakdoek eens anders dan voor het drogen van je tranen nadat het leed al geleden is. Ga zakdoekje leggen!
In deze Tips voor Projectleiders: ZAKDOEKJE LEGGEN.
Over onderhandelen over Randvoorwaarden, Scope en Uitgangspunten

Randvoorwaarden, scope en uitgangspunten

In de verschillende projectboeken en projectaanpakken kom je de woorden randvoorwaarden, scope en uitgangspunten regelmatig tegen. En ze worden niet altijd eenduidig gebruikt.

Wij leggen je uit wat wij verstaan onder randvoorwaarden, scope en uitgangspunten. Niet omdat wij van Projectleider-Worden zonodig gelijk willen krijgen. Maar puur om er voor te zorgen dat je op één lijn zit met ons, en begrijpt wat de achterliggende essenties zijn en handigheid krijgt in het aloude projectleidersspel 'Zakdoekje Leggen'.

Randvoorwaarden

Dit zijn alle voorwaarden die de opdrachtgever stelt aan het projectresultaat dat jij moet opleveren, èn aan de manier waarop je dat gaat doen.

Voorbeelden van randvoorwaarden

Tijd = "het eindresultaat moet 31 december 2009 opgeleverd zijn."
Geld = "het totale project mag niet meer dan 100.000 euro kosten."
Kwaliteit = "het resultaat moet aan de volgende eisen voldoen: ..."
Dit zijn de drie klassieke randvoorwaarden.

Maar daar ben je er over het algemeen niet mee.
Vaak stelt de opdrachtgever nog meer randvoorwaarden, zoals:
- Dat je je aan speciale procedures, richtlijnen en standaarden
  moet houden (inkoop, juridisch, veiligheid, financieel, communicatie,
  technisch - TIP: dit betreft vaak de zogenoemde "stafafdelingen" in
  een organisatie);
- Dat je alleen maar interne medewerkers mag gebruiken;
- Dat je een speciale methode moet toepassen;
- Dat je rekening moet houden met andere projecten;
- Dat je rekening moet houden met risico's en succesfactoren die
  al bekend zijn;
- Enzovoort.
Wij vatten al deze overige voorwaarden samen onder de noemer: Overige (tjonge, da's een verrassende wending ...)

Ofwel: denk bij Randvoorwaarden aan vier punten: T-G-K-O
(hou dit vast want daar komen we straks op terug als we je leren Zakdoekje Leggen).

Scope

Scope is alles waarvan de opdrachtgever vindt dat het tot jouw projectopdracht hoort.

Voor "scope" worden ook wel eens de woorden
'Bereik' en 'Afbakening' gebruikt.
Met beide wordt hetzelfde bedoeld. Het verschil zit 'm in de manier van benaderen: is het glas half vol of half leeg.

Met 'Bereik' beschrijf je alles wat wèl tot de opdracht behoort.
En daarmee zeg je dan eigenlijk ook indirect wat er niet toe behoort.
Met 'Afbakening' ben je heel expliciet in het "niet-niet-niet": het is alles wat niet tot de opdracht behoort. Maar daarmee zeg je dan eigenlijk ook indirect dat alles wat je niet noemt, wél tot het project behoort.

In de praktijk hanteer je een mix van beide. Neem alleen die punten op die er echt toe doen en wees daar heel expliciet over, of het nu een "wel" of een "niet" is.

Voorbeelden van scope

"De computers moeten op alle vestigingen van ons bedrijf worden vervangen, behalve die in Amersfoort waar ze al vervangen zijn."

"Onder vervangen wordt verstaan: het inkopen en installeren van de nieuwe computers; het verwijderen en afvoeren van de vervangen computers; de gebruikers trainen in het gebruik van de nieuwe computers; de beheerafdeling een bijgewerkte administratie van de apparatuur aanleveren."

Uitgangspunten

Voor je het weet, plakt je opdrachtgever heel wat voorwaarden aan het resultaat en de manier waarop jij aan het werk moet.
Als hij dan ook nog eens een heel ruime scope bepaalt, heb jij een hele puzzel om uit te dokteren hoe je daar aan kunt voldoen.
Maar je weet het hè?: de ja-mits-benadering »

Je puzzelt en puzzelt, tót je het passend hebt gekregen.
En alles waar jij jouw aanpak op baseert, dát noem je uitgangspunten.

Wat geen uitgangspunten zijn

Maak alsjeblieft niet de fout door met een hele waslijst aan punten te komen die zó voor de hand liggen dat als ze niet worden ingevuld, het project beter niet start.

Veel projectleiders noemen dit hùn "randvoorwaarden".
Denk hierbij aan:
- "Voldoende draagvlak van de opdrachtgever";
- "Voldoende beschikbaarheid van mensen";
- Enzovoort.

Doe dat nou niet, het is een afbreuk van jezelf als projectleider.
Geef wat je nodig hebt duidelijk aan in je planning. Op het moment dat jouw opdrachtgever daar een akkoord op geeft, geeft hij blijk van zijn draagvlak en zegt hij je die beschikbaarheid toe.
Ja, dat het later in de praktijk soms (euh vaak?) anders loopt, dat is een feit. Maar daar ga je dan met elkaar over in gesprek en je lost het op. Op dat moment. Denk je nu werkelijk dat je zo'n situatie voorkomt door vooraf al heel hard van die vanzelfsprekendheden te roepen?

Vertrouw je de opdrachtgever en organisatie op voorhand al niet? Stop dan beter nu.

Voorbeelden van uitgangspunten

Enkele voorbeelden van uitgangspunten die er wel toe doen:
- "In de planning is rekening gehouden met de standaard werktijden van ons bedrijf: 40-uur per week, 5 dagen per week, van 08.30 tot 17.00 uur";
- "De nettoproductiviteit bedraagt 60% per medewerker, 100% voor materialen en materieel";
- "In principe wordt niet gewerkt in de avonduren of op zaterdag en zon- en feestdagen";
- "Het gemiddeld uurtarief bedraagt € 110,- euro";
- "Van afdeling X zijn Piet en Kees volledig vrijgemaakt voor dit project. Afdeling Y stelt Marie voor 3 dagen in de week beschikbaar."

Heb je 'm door? Het zijn al jouw puzzelstukjes die maken dat jij het resultaat gaat halen binnen de scope en alle randvoorwaarden.

Samenvatting

Randvoorwaarden = projectopdrachtgever
Scope = projectopdrachtgever
Uitgangspunten = projectleider

Randvoorwaarden en scope staan in Deel 1 van je Plan van Aanpak.
Uitgangspunten staan in Deel 2 van je Plan van Aanpak.
Voor een verdere toelichting op deze delen,
zie Format Plan van Aanpak »

Zakdoekje leggen

Wat nu als je op geen mogelijkheid de projectpuzzel gelegd krijgt? Dan moet je gaan onderhandelen ofwel: Zakdoekje Leggen.

Neem een papieren zakdoekje in gedachten.
Vouw het open.
Op de vier hoeken schrijf je respectievelijk een T, een G, een K en een O (als het goed is, had je die nog in gedachten).
In het midden schrijf je een S (heb je 'm nog, "scope"?)

Stel je nu voor dat vier mensen ieder een punt vastpakken en uit alle macht beginnen te trekken, en dat een vijfde persoon op de S in het midden begint de drukken: je zakdoekje scheurt direct.

Maak een nieuw zakdoekje.

Geef nu de opdracht dat er weliswaar weer getrokken en geduwd mag worden, maar dat het zakdoekje onder géén beding mag scheuren.
Dit betekent dat als er heel hard aan de punt met T wordt getrokken ("morgen klaar!!"), de andere punten wel móeten meegeven.

Laat dit voorbeeld jouw basis zijn in je ja-mits-benadering »
Werk uit, wat wel mogelijk is, op basis van welke uitgangspunten.
Bijvoorbeeld:
"Als ik mag opleveren op 15 maart i.p.v. 31 december, krijgt u de kwaliteit die u wilt en pakken we alle vestigingen mee";
"Als we de vestiging Loenen nu niet meepakken, dan krijgt u de kwaliteit die u wilt op 31 december én blijven we ruim binnen budget."

Heb je 'm door?

Zakdoekje leggen.

Niemand zeggen.
Jouw trucje.

Succes!

Meer tips

Projectleider Worden verzamelt alle tips in één grote rubriek die jij gratis kunt raadplegen. Kijk in Tips voor Projectleiders »

Projectmanagementboeken

Projectleider-Worden.nl maakt het je makkelijk projectmanagement-boeken snel te vinden en vertrouwd te bestellen bij Bol.com

« vorige pagina